Fungsi Pengorganisasian Dalam Manajemen

Judul : Fungsi Pengorganisasian Dalam Manajemen

A.               Latar Belakang

Pengorganisaian (organizing) merupakan proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupnya dan menyangkut pembagian pekerjaan untuk diselesaikan dan mengkoordinasikan hasil-hasilnya. Pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Maka dalam pembagian kerja itu harus benar-benar dilakukan dengan cermat. Kemudian adapun fungsi-fungsi pengorganisasian dalam manajemen. Fungsi pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

B.                Rumusan Masalah

1.                  Apakah yang dimaksud dengan koordinasi dan rentang manajemen ?

2.                  Apakah yang dimaksud wewenang serta apa saja jenis wewenang ?

3.                  Apakah yang dimaksud dengan delegasi ?

4.                  Apakah yang dimasud dengan sentralisasi dan desentralisasi ?

Pembahasan

A.                Koordinasi dan Rentang Manajemen

Salah satu ahli ekonomi, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Adapun menurut ahli ekonomi lainnya, Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.

Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson, yaitu:

·         Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

·         Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

·         Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi

 Adapun masalah dalam koordinasi antara lain :

·         Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

·         Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

·         Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

·         Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Kemudian terdapat tiga pendekatan dalam koodinasi antara lain :

•          Teknik manajemen dasar

•          Meningkatkan koordinasi potensial

•          Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

        Mekanisme  pengkoordinasi dasar, yaitu : hirarki manajerial, aturan dan prosedur serta rencana dan penetapan tujuan.

Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:

·         Koordinasi adalah dinamis bukan statis.

·         Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.

·         Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

Menurut Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi, yaitu:

·         Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

·         Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.

·         Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.

·         Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

Kemudian prinsip rentang manajemen (span of management) berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.

Penentuan rentang manajemen yang tepat adalah rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka dan ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Faktor-faktor yang memepengaruhi antara lain :

•          Kesamaan fungsi-fungsi

•          Kedekatan geografis

•          Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan

•          Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan

•          Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas

B.                Wewenang dan Jenis Wewenang

Wewenang merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan.

1.       Jenis-jenis wewenang , meliputi :

a.       Wewenang garis, adalah kekuasaan, hak dan tanggung jawab langsung berada pada seseorang atas tercapainya tujuan. Ia berwewenang mengambil keputusan dan berkuasa, berhak serta bertanggung jawab langsung untuk merealisasi keputusan tersebut. Disimbolkan dengan garis (_______).         

b.      Wewenang staff, adalah kekuasaan dan hak, hanya untuk memeberikan data, informasi dan saran-saran saja untuk membantu lini, supaya bekerja efektif dalam mencapai tujuan. Seseorang yang mempunyai wewenang staf, tidak berhak mengambil keputusan dan merealisasikan keputusan serta tidak bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan. Tegasnya pemegang wewenang staf hanya merupakan pembantu lini untuk menyediakan data, informasi, dan saran-saran dipakai tidaknya tergantung manajer lini. Disimbolkan dengan garis terputus-putus (---------).

c.       Wewenang fungsional, kekuasaan seorang manajer adalah karena proses-proses, praktek-praktek, kebijakan-kebijakan tertentu atau soal-soal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan oleh pegawai-pegawai lain dalam bagian-bagian lain pula. Disimbolkan dengan garis terputus-putus dan titik-titik (-●-●-●-●-●-●-).

d.      Wewenang wibawa, kewibawaan seseorang adalah karena kecakapan, perilaku, ketangkasan, dan kemampuan, sehingga ia disegani.

2.       Sumber-sumber wewenang , antara lain :

a.       Teori wewenang formal

Wewenang yang dimiliki seseorang bersumber dari barang-barang yang dimilikinya, sebagaimana yang diatur oleh undang-undang, hokum, dan hukum adat dari lembaga tersebut. Contoh : pemilik saham mempunyai wewenang karena saham yang dimilikinya.

b.      Teori penerimaan wewenang

Wewenang bersumber dari penerimaan, kepatuhan, dan pengakuan para bawahan terhadap perintah, dan kebijakan-kebijakan atas kuasa yang dipegangnya. Contoh : rakyat memilih presiden, sehingga presiden memiliki wewenang untuk memerintah. Presiden memiliki wewenang selama rakyat mentaati dan mematuhi perintah-perintahnya. Jika rakyat tidak lagi mematuhi perintah-perintahnya maka wewenang akan hilang.

c.       Wewenang dari situasi

Wewenang bersumber dari situasi darurat atau kejadian-kejadian luar biasa. Pemimpin yang wewenangnya bersumber dari situasi sering disebut pemimpin sejati dan tanpa pamrih, begitu situasi normal kembali maka wewenangnya akan hilang. Contohnya : sebuah kapal laut terbakar, kemudian seorang penumpang memerintahkan agar sekoci diturunkan dan perinyahnya ini ditaati serta dilaksanakan penumpang lainnya. Orang tersebut mempunyai wewenang hanya karena situasi, serta mengambil alih wewenang kapten kapalnya.

d.      Wewenang dari jabatan

Wewenang bersumber dari posisi yang dijabatnya di dalam organisasi yang bersangkutan. Contohnya : Seorang dosen mempunyai wewenang untuk meluluskan seorang mahasiswa, karena ia mempunyai wewenang (kedudukan=posisi) untuk itu.

e.       Wewenang dari faktor teknis

Wewenang bersumber dari computer yang dipakainya untuk memproses data. Operator berwenang menginformasikan dan menjelaskan hasil proses data itu, menjadi suatu keputusan yang diterima oleh orang lain.

f.        Wewenang dari hukum

Wewenang bersumber dari hukum atau undang-undang yang berlaku. Contohnya : Polisi mengatur lalu lintas karena ada hokum yang mengaturnya.

3.      Batas-batas Wewenang, terdiri dari :

a.       Fisik

b.      Alamiah

c.       Teknologi

d.      Ekonomi

e.       Partnership agreement

f.        Lembaga

g.       Hukum

C.                  Delegasi

Delegasi ialah tindakan memberikan wewenang dan tanggung jawab formal untuk menyelesaikan aktivitas spesifik kepada bawahan. Menurut Ralph C. Davis, pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan wewenang berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggung jawaban. Sedangkan menurut Louis A. Allen, pendelegasian adalah proses yang diikuti oleh seorang manajer dalam pembagian kerja yang ditimpakan padanya, sehingga ia dapat memperoleh orang-orang lain untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat ia kerjakan. Pendelegasian merupakan alokasi atau pembebanan tugas, wewenang dan permintaan akan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Untuk efektifnya pendelegasian ada beberapa syarat :

1. Rencana dan kebijaksanaan harus jelas
2. Tugas dan wewenang harus dibatasi dengan yang diharapkan
3.  Orang yang diberi tugas disiplin yang terbaik
4. Komunikasi secara terbuk
5. Sistem pengawasan perlu diciptakan

D.                 Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. Secara teoritis, sentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulannya adalah:

1. Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.
2. Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi. Tidak perlu jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan dan yang akan melaksanakan atau terpengaruh oleh pengambilan keputusan tersebut.
3. Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.
4. Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.
5. Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command.
6. Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang. Namun disamping itu sentralisasi pun memiliki kelemahan antara lain :

1. Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.
2. Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.
3. Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.
4. Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang di bawah.

5.       Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa.

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi. Konsep desentralisasi memiliki keunggulan, antara lain :

1. Jenjang manajemen lebih sedikit (flat)
2. Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang sekaligus melaksanakan.
3. Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit desentralisasian.
4. Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya.
5. Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan mempunyai rasa memiliki organisasi yang tinggi dan termotivasi untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja unit organisasinya.
6. Keterlibatan karyawan lebih besar. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa partisipasi yang lebih tinggi akan meningkatkan kinerja organisasi.

7. Kapabilitas organisasional meningkat. Kecakapan organisasi akan lebih meningkat karena tersedianya sumber daya manusia yang terlatih dan teruji dalam memimpin organisasi. Namun disamping itu desentralisasi pun memiliki kelemahan antara lain :

1. Manajer pada tingkat yang lebih rendah dapat membuat keputusan yang tidak sejalan dengan strategi umum perusahaan

2. Dapat terjadi kurangnya koordinasi antar manajer

3. Manajer pada level yang lebih rendah mungkin memiliki tujuan yang berbeda dari tujuan perusahaan secara keseluruhan

4. Dalam organisasi terdesentralisasi, agak sulit untuk menyebarkan gagasan inovatif secara efektif

A.               Kesimpulan

              Fungsi pengorganisasian merupakan fungsi dalam manajemen yang berpusat pada pembagian tugas. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil. Komunikasi antar bagian dalam pengorganisasian harus dijaga dengan baik supaya adanya koordinasi yang kuat dan tidak terjadinya komunikasi sehingga pertukaran informasi dapat berjalan dengan lancar yang akhirnya meningkatkan kesejahteraan perusahaan.

              Kemudian adanya kewewenangan dari para manajer dalam mengambil tindakan pada suatu perusahaan, dan adanya sikap delegasi pada perusahaan tersebut serta adanya sikap sentralisasi dan sesentralisasi dari sejumlah manajer pada suatu struktur organisasi/perusahaan.

B.                  Saran

Fungsi pengorganisasian sangat penting dalam manajemen sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan harus didasari fungsi tersebut, agar dapat bersaing dengan perusahaan yang lainnya. Fungsi-fungsi tersebut memiliki komponen yang penting. Maka, di era globalisasi seperti ini peningkatan mutu karyawan dan manajer harus berkualitas apalagi dalam pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban pada sebuah perusahaan/organisasi.

Source:

http://www.google.com /organisasi.org

http://organisasi.org/definisi_pengertian_sentralisasi_dan_desentralisasi_ilmu_ekonomi_manajemen

http://sinikesini.blogspot.com/2011/01/wewenang-tanggung-jawab-dan.html

http: //www.scribd.com/doc/.../fungsi-pengorganisasian

http://wawanhariskurnia.blogspot.com/2012/12/fungsi-pengorganisasian-dalam-manajemen.html